ซื้อคอร์สร่วมกันหลายคน คลินิกออกบิลและตัดสิทธิ์อย่างไรไม่ให้สับสน

ปัญหาของการให้คนไข้ซื้อคอร์สร่วมกันเริ่มจากเรื่องที่ดูไม่มีอะไร แม่กับลูกมาด้วยกัน เห็นว่าคอร์สสิบครั้งคุ้มกว่าซื้อแยก จึงขอหารกันคนละครึ่ง คลินิกออกบิลใบเดียวเพราะจ่ายทีเดียว เรื่องยุ่งในเดือนที่สาม เมื่อลูกมาบ่อยกว่าแม่ แล้วสิทธิ์ที่เหลือไม่พอสำหรับแม่ ทั้งที่จ่ายเท่ากัน พอไล่ย้อนก็ไล่ไม่ได้ว่าครั้งไหนใครมา เพราะบิลบันทึกชื่อคนจ่ายไว้คนเดียว บทความนี้ไล่วิธีระบุผู้มีสิทธิ์ตั้งแต่ตอนออกบิล และตัดสิทธิ์ตามชื่อคนที่มาในแต่ละครั้ง

ตัดสิทธิ์รวมกองเดียวแล้วเสียอะไร

เสียอย่างแรกคือความเป็นธรรมระหว่างคนที่หารกัน เมื่อสิทธิ์อยู่กองเดียว ใครมาก่อนได้ก่อน คนที่มาช้าอาจไม่มีสิทธิ์เหลือทั้งที่จ่ายเท่ากัน คลินิกกลายเป็นคนกลางในเรื่องที่ไม่ได้ก่อ

เสียอย่างที่สองคือประวัติการรักษา ถ้าบันทึกครั้งที่ใช้ไว้ใต้ชื่อคนจ่ายคนเดียว ประวัติของอีกคนจะไม่มีบันทึกว่าเคยรับหัตถการอะไรไปแล้ว ซึ่งกระทบการประเมินครั้งถัดไปโดยตรง และกระทบการเก็บเวชระเบียนตามระยะเวลาที่ต้องเก็บ ซึ่งเราไล่ไว้ใน เก็บเวชระเบียนคนไข้ไว้นานเท่าไร

เสียอย่างที่สามคือการตรวจย้อนหลัง เมื่อคนไข้เถียงว่าเหลือกี่ครั้ง คลินิกต้องมีหลักฐานว่าแต่ละครั้งใครมา ถ้าไม่มี การคุยจะจบที่ใครเสียงดังกว่า วิธีไล่หาความต่างของยอดคงเหลือแบบเป็นขั้นตอนอยู่ใน คอร์สคลินิกคงเหลือไม่ตรง ตรวจอย่างไร

เสียอย่างที่สี่คือรายได้ที่รับรู้ผิดเวลา คอร์สที่หารกันซื้อคือเงินรับล่วงหน้าของหลายคนในใบเดียว ถ้าไม่แยกว่าใครใช้ไปเท่าไร ยอดคงเหลือที่ยังไม่ใช่รายได้ก็คำนวณไม่ได้ และตัวเลขกำไรรายเดือนจะเพี้ยนตามไปด้วย

บิลเดียวหลายผู้ใช้ ระบุผู้มีสิทธิ์ตั้งแต่ตอนออกบิล

ขั้นแรกถามให้ชัดตอนขายว่าใครจะเป็นคนใช้สิทธิ์ แล้วบันทึกชื่อทุกคนไว้ในรายการคอร์ส ไม่ใช่เขียนแค่ชื่อคนจ่าย ถ้าคนที่จะใช้ยังไม่เคยมาคลินิก ให้เปิดประวัติคนไข้ไว้ล่วงหน้าหรือระบุว่าต้องเปิดก่อนใช้ครั้งแรก

ขั้นที่สองตกลงวิธีแบ่งจำนวนครั้ง มีสองแบบที่ใช้ได้ แบบแรกคือแบ่งล็อกไว้ชัดว่าใครได้กี่ครั้ง แบบที่สองคือใช้ร่วมกันจากกองเดียวแต่บันทึกชื่อทุกครั้ง แบบแรกกันการเถียงได้ดีกว่า แบบที่สองยืดหยุ่นกว่าสำหรับคนในบ้านเดียวกัน

ขั้นที่สามเขียนว่าใบเสร็จออกในชื่อใคร เพราะคนจ่ายอาจต้องใช้เอกสารในชื่อตัวเอง ส่วนผู้มีสิทธิ์ใช้เป็นอีกคน สองอย่างนี้ไม่ต้องเป็นคนเดียวกัน แต่ต้องเขียนไว้ตั้งแต่วันขายเพื่อไม่ต้องออกเอกสารใหม่ทีหลัง รายละเอียดที่ต้องมีบนใบเสร็จของคลินิกเราไล่ไว้ใน ใบเสร็จคลินิกความงาม ต้องมีข้อมูลอะไร

ตัดสิทธิ์ตามชื่อคนที่มาในวันนั้น

กติกาข้อเดียวที่ทำให้ทุกอย่างตรงคือทุกครั้งที่ตัดสิทธิ์ต้องระบุว่าคนที่มาคือใคร ไม่ใช่ตัดออกจากยอดรวมแล้วจบ เมื่อมีชื่อกำกับทุกครั้ง คลินิกตอบได้ทันทีว่าแต่ละคนใช้ไปกี่ครั้งและเหลือกี่ครั้ง

สิ่งที่ต้องกันคือการกดตัดสิทธิ์ผิดคน ซึ่งเกิดง่ายเมื่อชื่อคล้ายกันหรือเป็นคนในบ้านเดียวกัน ทางที่ช่วยได้คือให้หน้าจอแสดงชื่อผู้มีสิทธิ์ทั้งหมดของคอร์สนั้นให้เลือก แทนการพิมพ์ชื่อเอง และถ้าคนไข้จองคิวมาเองผ่านช่องทางออนไลน์ ต้องให้เลือกชื่อผู้ใช้สิทธิ์ตอนจอง ไม่ใช่มาระบุที่เคาน์เตอร์ ซึ่งเราไล่ไว้ใน แจกคอร์สคลินิกตอนไลฟ์ ส่งเวลาว่างให้เลือกตั้งแต่ปิดแชท

อีกเรื่องที่ต้องแยกคือมูลค่าต่อครั้ง ถ้าคอร์สรวมหลายหัตถการที่ราคาไม่เท่ากัน การนับเป็นครั้งเฉยๆ จะไม่เป็นธรรม เพราะคนที่ใช้หัตถการแพงกว่าได้มูลค่ามากกว่าในจำนวนครั้งเท่ากัน กรณีนี้ควรแบ่งเป็นมูลค่าแทนจำนวนครั้ง

ห้าคำถามที่ต้องถามก่อนกดขาย

คอร์สที่มีผู้ใช้หลายคนมีรายละเอียดมากกว่าคอร์สคนเดียว สิ่งที่ช่วยให้เคาน์เตอร์ไม่ลืมคือคำถามชุดสั้นที่ถามทุกครั้ง แล้วบันทึกคำตอบลงในรายการ ไม่ใช่จำไว้ในหัว

• ใครเป็นผู้ใช้สิทธิ์ และมีกี่คน ต้องได้ชื่อครบทุกคน ถ้ายังไม่แน่ให้ระบุจำนวนคนสูงสุดไว้ก่อน แล้วเติมชื่อก่อนใช้ครั้งแรก
• แบ่งกันแบบไหน ล็อกต่อคน ใช้ร่วมจากกองเดียว หรือแบ่งตามสัดส่วนที่จ่าย เลือกหนึ่งอย่างแล้วเขียนไว้
• ใบเสร็จออกในชื่อใคร ถ้าคนจ่ายต้องการเอกสารในชื่อตัวเอง ให้ระบุตั้งแต่ตอนนี้ ไม่ใช่ออกใหม่ทีหลัง
• ยกสิทธิ์ที่เหลือให้กันได้ไหม และต้องให้ใครยืนยัน ถ้าไม่เขียน เคาน์เตอร์จะตัดสินเองและไม่เหมือนกันทุกครั้ง
• ถ้าคนหนึ่งขอเงินคืน คืนให้ใคร ระบุว่าคืนเข้าช่องทางของคนจ่าย และคิดจากสัดส่วนที่ตกลงไว้

ห้าคำถามนี้ใช้เวลาไม่เกินสองนาทีเมื่อมีช่องให้กรอกไว้แล้ว และตัดเรื่องที่ต้องมาตัดสินทีหลังออกไปเกือบทั้งหมด ข้อสุดท้ายสำคัญที่สุดเพราะเกี่ยวกับเงินที่ต้องจ่ายออก จึงควรมีคนที่สองเคาะเสมอ หลักเดียวกับการริบหรือคืนมัดจำที่เราเล่าไว้ใน คนไข้ไม่มาตามนัด คลินิกควรริบมัดจำหรือไม่

เรื่องที่ต้องตกลงก่อนขาย ไม่ใช่ตอนมีปัญหา

เรื่องแรกคือคนที่ใช้ไม่หมดยกให้กันได้ไหม ถ้าล็อกจำนวนครั้งต่อคนแล้วคนหนึ่งใช้ไม่ทัน สิทธิ์ที่เหลือจะหายหรือโอนให้อีกคนได้ ข้อนี้ต้องเขียนไว้ เพราะเป็นเรื่องที่เกิดกับคอร์สที่หารกันเกือบทุกใบ

เรื่องที่สองคือถ้าคนหนึ่งขอเงินคืนจะคิดอย่างไร คอร์สที่หารกันมีคนจ่ายหลายคน การคืนเงินจึงต้องระบุว่าคืนให้ใครและคิดจากสัดส่วนไหน จุดที่พลาดบ่อยคือคืนเป็นเงินสดให้คนที่มาขอ ทั้งที่คนจ่ายจริงเป็นอีกคน ทำให้ไม่มีหลักฐานว่าเงินกลับไปถึงเจ้าของ

เรื่องที่สามคืออายุคอร์สนับจากวันไหน โดยทั่วไปนับจากวันขาย ซึ่งหมายความว่าคนที่เริ่มใช้ช้าจะมีเวลาน้อยกว่า ถ้าไม่บอกล่วงหน้า คนที่มาทีหลังจะรู้สึกว่าเสียเปรียบ ทางที่ลดข้อโต้แย้งได้คือระบุทั้งวันเริ่มและวันสิ้นสุดเป็นวันที่จริงบนใบรับคอร์ส ไม่เขียนว่าหนึ่งปีนับจากวันซื้อ

เรื่องที่สี่คือใครมีสิทธิ์ขอดูยอดคงเหลือ ถ้าผู้ใช้สิทธิ์เป็นเพื่อนกันไม่ใช่คนในบ้าน การเปิดยอดให้คนหนึ่งเห็นว่าอีกคนใช้ไปเท่าไรเป็นเรื่องที่ต้องขอความยินยอมไว้ก่อน หลักการแยกข้อมูลของคนไข้แต่ละคนเราไล่ไว้ใน เก็บและใช้ข้อมูลคนไข้ให้ไม่เสี่ยงผิดกฎหมาย

สองสถานการณ์ที่คลินิกเจอบ่อย

กรณีแรก คลินิกที่ออกบิลในชื่อคนจ่ายคนเดียว เจอว่าเดือนที่สามคนไข้สองคนเถียงกันเรื่องสิทธิ์ที่เหลือกลางเคาน์เตอร์ และคลินิกไม่มีหลักฐานว่าใครมาครั้งไหน พอเปลี่ยนมาบันทึกชื่อผู้มีสิทธิ์ครบตั้งแต่วันขายและกำกับชื่อทุกครั้งที่ตัด เรื่องแบบนี้ก็จบที่การเปิดรายการให้ดู สิ่งที่เปลี่ยนไม่ใช่กติกาการแบ่ง แต่คือการมีชื่อกำกับทุกครั้ง

กรณีที่สอง คลินิกที่ให้ใช้ร่วมจากกองเดียวโดยไม่ล็อกจำนวน เจอว่าคนหนึ่งใช้ไปแปดครั้งจากสิบครั้ง อีกคนเหลือสองครั้ง พอเปลี่ยนมาล็อกจำนวนต่อคนตั้งแต่วันขายและเขียนว่ายกให้กันได้เมื่อไร ทั้งสองคนก็วางแผนคิวของตัวเองได้ และคลินิกไม่ต้องเป็นคนกลางในเรื่องที่ตกลงกันมาเองตั้งแต่ต้น

สองกรณีนี้แก้ด้วยหลักเดียวกัน คือชื่อผู้มีสิทธิ์ต้องมีก่อนใช้ และทุกครั้งที่ตัดต้องรู้ว่าใครมา

เช็กลิสต์ที่เริ่มทำได้สัปดาห์นี้

1. เพิ่มคำถามห้าข้อตอนขายคอร์ส แล้วบันทึกคำตอบลงในรายการ ไม่ใช่จำไว้ในหัว
2. เลือกวิธีแบ่งของคอร์สนั้น คือล็อกต่อคน ใช้ร่วมกัน หรือแบ่งตามสัดส่วนที่จ่าย
3. เขียนสี่ข้อบนใบรับคอร์ส คือยกให้กันได้ไหม คืนเงินคิดอย่างไร อายุคอร์สถึงวันที่เท่าไร และใครขอดูยอดได้
4. เปิดประวัติคนไข้ของผู้มีสิทธิ์ทุกคนก่อนใช้ครั้งแรก พร้อมขอความยินยอมเก็บข้อมูล
5. ให้หน้าจอตัดสิทธิ์แสดงชื่อผู้มีสิทธิ์ให้เลือก ไม่ให้พิมพ์ชื่อเอง
6. ถ้าคอร์สรวมหัตถการที่ราคาไม่เท่ากัน ให้แบ่งเป็นมูลค่าแทนจำนวนครั้ง
7. สิ้นเดือนเปิดรายการของคอร์สที่มีผู้มีสิทธิ์หลายคน ดูว่ายอดต่อคนตรงกับที่ตกลงไว้

เจ็ดข้อนี้ทำให้คอร์สที่คนไข้หารกันซื้อไม่กลายเป็นเรื่องที่คลินิกต้องมาตัดสินทีหลัง และทำให้ประวัติของแต่ละคนครบตามที่ควรเป็น สิ่งที่นำไปใช้ได้ทันทีคือข้อหนึ่ง เพราะคำถามห้าข้อใช้เวลาไม่ถึงสองนาทีต่อหนึ่งการขาย แต่ตัดเรื่องที่ต้องตามแก้ทีหลังออกไปเกือบหมด