เวชระเบียนคลินิกเก็บแยกจากคลินิกอื่นจริงไหม เช็ก 5 ข้อก่อนเซ็น

เจ้าของคลินิกส่วนใหญ่เคยเซ็นสัญญาโปรแกรมคลินิกโดยไม่เคยถามว่าข้อมูลคนไข้ถูกเก็บไว้ที่ไหน คำถามว่าเวชระเบียนคลินิกเก็บแยกหรือไม่จึงมักถูกข้าม และคำถามนี้สำคัญกว่าที่คิด เพราะคำตอบมีสองแบบที่ต่างกันมาก แบบแรกคือข้อมูลของทุกคลินิกอยู่รวมกันในที่เดียวแล้วคัดแยกด้วยรหัสตอนดึงออกมา แบบที่สองคือแต่ละคลินิกมีที่เก็บของตัวเองแยกกัน ทั้งสองแบบใช้งานเหมือนกันในสายตาผู้ใช้ แต่ต่างกันคนละเรื่องเมื่อเกิดปัญหา บทความนี้ให้ห้าคำถามที่ควรถามก่อนเซ็น พร้อมคำตอบที่ควรได้ยินและคำตอบที่ควรเอะใจ

เก็บรวมกับเก็บแยกต่างกันตรงไหน

เมื่อข้อมูลของหลายคลินิกอยู่รวมกัน สิ่งที่กันไม่ให้คลินิกหนึ่งเห็นข้อมูลของอีกคลินิกคือเงื่อนไขในโค้ด ถ้าเงื่อนไขนั้นถูกเขียนถูกทุกที่ก็ปลอดภัย แต่ถ้าพลาดแม้จุดเดียว ข้อมูลข้ามคลินิกก็หลุดได้ และความผิดพลาดแบบนี้เกิดจากการแก้โค้ดรอบเดียวที่ลืมใส่เงื่อนไข

เมื่อข้อมูลเก็บแยก การหลุดข้ามคลินิกต้องอาศัยความผิดพลาดหลายชั้นซ้อนกัน เพราะมันไม่ได้อยู่ที่เดียวกันตั้งแต่ต้น ข้อเสียคือค่าใช้จ่ายของผู้ให้บริการสูงกว่า ซึ่งมักสะท้อนมาที่ราคาแพ็กเกจ นี่คือเหตุผลว่าทำไมผู้ให้บริการราคาถูกที่สุดมักเลือกแบบเก็บรวม

คำถามที่ 1 ข้อมูลคลินิกของเราอยู่รวมกับคลินิกอื่นหรือแยก

ถามตรงๆ แบบนี้เลย คำตอบที่ใช้ได้คือคำตอบที่ระบุชัดว่าอย่างไหน ไม่ใช่คำตอบว่าปลอดภัยมาก หรือมีการเข้ารหัส เพราะทั้งสองอย่างนั้นไม่ได้ตอบคำถามที่ถาม การเข้ารหัสป้องกันคนนอกอ่านข้อมูล แต่ไม่ได้ป้องกันการดึงข้อมูลข้ามคลินิกจากภายใน

ถ้าคำตอบคือเก็บรวม ให้ถามต่อว่ามีการทดสอบหรือไม่ว่าคลินิกหนึ่งดึงข้อมูลของอีกคลินิกไม่ได้ และทดสอบล่าสุดเมื่อไหร่ ผู้ให้บริการที่ทำจริงจะตอบได้ทันที ผู้ให้บริการที่ไม่เคยคิดเรื่องนี้จะเปลี่ยนเรื่อง

คำถามที่ 2 พนักงานของผู้ให้บริการเปิดดูเวชระเบียนของเราได้ไหม

คำตอบที่ตรงไปตรงมาคือได้ในกรณีที่ต้องแก้ปัญหา และมีบันทึกว่าใครเปิดดูเมื่อไหร่ คำตอบที่ควรเอะใจคือไม่ได้เลย เพราะถ้าเปิดดูไม่ได้เลยจริง เวลามีปัญหาข้อมูลเพี้ยนก็จะช่วยแก้ไม่ได้ ซึ่งขัดกับประสบการณ์ของคนใช้งาน

สิ่งที่ควรขอคือเงื่อนไขว่าการเปิดดูต้องมีเหตุ ต้องมีบันทึก และคลินิกขอดูบันทึกนั้นได้ ถ้าขอดูไม่ได้ ก็เท่ากับไม่มีบันทึกในทางปฏิบัติ

คำถามที่ 3 ข้อมูลเก็บไว้ที่ประเทศไหน

คำถามนี้สำคัญเพราะข้อกำหนดเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลของไทยมีเงื่อนไขเมื่อข้อมูลถูกส่งออกนอกประเทศ คำตอบที่ใช้ได้คือระบุประเทศได้ตรง ถ้าตอบว่าอยู่บนคลาวด์โดยไม่ระบุที่ ก็ยังไม่ได้คำตอบ

คลินิกที่รับคนไข้ต่างชาติควรถามเพิ่มว่าถ้าคนไข้ขอให้ลบข้อมูลตามสิทธิของประเทศเขา ผู้ให้บริการทำได้ไหมและใช้เวลาเท่าไหร่ รายละเอียดเรื่องสิทธิของคนไข้และหน้าที่ของคลินิกรวมไว้ใน การเก็บและลบข้อมูลคนไข้ให้ไม่เสี่ยงโดนปรับ

คำถามที่ 4 สำรองข้อมูลถี่แค่ไหน และเคยกู้คืนจริงเมื่อไหร่

คำถามส่วนแรกทุกเจ้าตอบได้ ส่วนที่สองคือส่วนที่แยกเจ้าที่ทำจริงออกจากเจ้าที่พูด เพราะการสำรองข้อมูลที่ไม่เคยลองกู้คืนไม่มีใครรู้ว่าใช้ได้ ผู้ให้บริการที่ซ้อมกู้คืนเป็นประจำจะตอบได้ว่าซ้อมครั้งล่าสุดเมื่อไหร่และใช้เวลาเท่าไหร่

ตัวเลขที่ควรขอคือคลินิกจะเสียข้อมูลย้อนหลังได้มากที่สุดกี่ชั่วโมงถ้าเกิดเหตุ และใช้เวลากี่ชั่วโมงจึงกลับมาใช้งานได้ สองตัวเลขนี้บอกความเสี่ยงจริงได้มากกว่าคำว่าสำรองข้อมูลทุกวัน

คำถามที่ 5 ถ้าเลิกใช้ ข้อมูลของเราไปไหน

คำตอบที่ควรได้คือคลินิกส่งออกข้อมูลได้ในรูปแบบที่เปิดอ่านได้ด้วยเครื่องมืออื่น และผู้ให้บริการลบข้อมูลภายในระยะเวลาที่ระบุในสัญญา คำตอบที่ควรเอะใจคือส่งออกได้แต่เป็นรูปแบบที่เปิดได้เฉพาะโปรแกรมเดิม เพราะนั่นทำให้ย้ายออกไม่ได้จริง

ขอตัวอย่างไฟล์ที่ส่งออกมาดูก่อนเซ็นได้ถ้าเป็นไปได้ เพราะเห็นของจริงชัดกว่าฟังคำอธิบาย และเรื่องที่ต้องตรวจตอนย้ายโปรแกรมมีมากกว่าไฟล์ข้อมูล ซึ่งเราไล่ไว้ใน เช็กลิสต์ย้ายโปรแกรมคลินิกก่อนเปิดใช้จริง

สองสถานการณ์ที่คลินิกเจอบ่อย

ตัวเลขในสองกรณีต่อไปนี้เป็นข้อมูลตัวอย่างที่ยกมาเพื่อแสดงวิธีคิด ไม่ใช่ค่ามาตรฐานที่ใช้ได้กับทุกที่

กรณีแรก คลินิกที่เคยเห็นชื่อคนไข้ของคลินิกอื่นโผล่ในผลค้นหาช่วงสั้นๆ แล้วหายไป พอถามผู้ให้บริการได้คำตอบว่าเป็นความผิดพลาดชั่วคราว เหตุการณ์แบบนี้เกิดกับการเก็บรวมที่เงื่อนไขคัดแยกพลาด ถ้ารู้ตั้งแต่ต้นว่าเก็บรวม คลินิกจะประเมินได้ว่าควรขออะไรเพิ่ม

กรณีที่สอง คลินิกที่อยากย้ายไปใช้โปรแกรมอื่นแล้วพบว่าส่งข้อมูลออกมาได้แต่เปิดอ่านไม่ได้ ต้องจ้างคนแปลงไฟล์เพิ่ม ค่าใช้จ่ายส่วนนี้ไม่มีใครบอกตอนเซ็น และเป็นเหตุผลว่าทำไมคำถามข้อห้าควรถามตอนเริ่ม ไม่ใช่ตอนจะเลิก

เช็กลิสต์ที่ใช้ได้ตอนคุยกับผู้ให้บริการ

1. ถามว่าข้อมูลเก็บรวมกับคลินิกอื่นหรือแยก และขอให้ตอบเป็นคำเดียวว่าแบบไหน
2. ขอเงื่อนไขว่าพนักงานผู้ให้บริการเปิดดูได้เมื่อไหร่ และคลินิกขอดูบันทึกการเปิดดูได้
3. ถามประเทศที่เก็บข้อมูล และขั้นตอนที่ใช้เมื่อคนไข้ขอให้ลบ
4. ขอตัวเลขว่าเสียข้อมูลย้อนหลังได้มากสุดกี่ชั่วโมง และกลับมาใช้ได้ในกี่ชั่วโมง
5. ขอดูตัวอย่างไฟล์ที่ส่งออกได้ก่อนเซ็น ไม่ใช่ฟังคำอธิบายอย่างเดียว

ห้าข้อนี้ถามได้ในการคุยครั้งเดียว และคำตอบจะบอกได้มากกว่าโบรชัวร์ คลินิกที่ถามครบจะไม่ได้ผู้ให้บริการที่ปลอดภัยที่สุดโดยอัตโนมัติ แต่จะรู้ว่าตัวเองรับความเสี่ยงอะไรอยู่ ซึ่งดีกว่าการไม่รู้

วิธีเวชระเบียนคลินิกเก็บแยก ต่างจากเก็บรวมอย่างไร

รู้ได้อย่างไรว่าเวชระเบียนคลินิกเก็บแยกจริง

ขอให้ผู้ให้บริการตอบเป็นลายลักษณ์อักษรว่าเวชระเบียนคลินิกเก็บแยกในระดับไหน แยกฐานข้อมูล แยกเซิร์ฟเวอร์ หรือแยกด้วยเงื่อนไขในโค้ด สามอย่างนี้ต่างกันมากเมื่อเกิดเหตุ ถ้าได้คำตอบว่าเข้ารหัสแล้วปลอดภัย นั่นยังไม่ตอบคำถาม เพราะการเข้ารหัสกันคนนอกอ่าน ไม่ได้กันการดึงข้อมูลข้ามคลินิกจากภายใน

ถ้าเก็บรวมกันแปลว่าไม่ปลอดภัยเลยไหม

ไม่ถึงขั้นนั้น ผู้ให้บริการที่ทำดีก็มี ประเด็นคือคลินิกควรรู้ว่าตัวเองอยู่แบบไหน เพื่อประเมินความเสี่ยงได้ถูก ถ้าไม่ใช่แบบที่เวชระเบียนคลินิกเก็บแยกจริง ให้ขอเพิ่มว่ามีการทดสอบว่าคลินิกหนึ่งดึงข้อมูลของอีกคลินิกไม่ได้ และทดสอบล่าสุดเมื่อไหร่

ต้องทำอะไรเพิ่มตามกฎหมายข้อมูลส่วนบุคคล

คลินิกยังเป็นผู้ควบคุมข้อมูลแม้จะจ้างผู้ให้บริการดูแลระบบ จึงต้องมีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลและรู้ว่าข้อมูลอยู่ประเทศไหน แนวปฏิบัติและแบบเอกสารดูได้จาก สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ส่วนเรื่องมาตรฐานความปลอดภัยระบบดิจิทัลมีคู่มือจาก ETDA และหน้าที่ของคลินิกเรื่องเก็บกับลบข้อมูลคนไข้ เราไล่ไว้ใน การเก็บและลบข้อมูลคนไข้ ส่วนระยะเวลาเก็บเวชระเบียน อ่านต่อที่ การเก็บเวชระเบียนนานแค่ไหน และถ้าเตรียมย้ายโปรแกรม ให้ติดต่อขอรายการตรวจจาก เช็กลิสต์ย้ายโปรแกรมคลินิก

สรุปสั้นก่อนลงมือ

• ถามให้ชัดว่าเวชระเบียนคลินิกเก็บแยกในระดับไหน แยกฐานข้อมูล แยกเซิร์ฟเวอร์ หรือแยกด้วยเงื่อนไข
• ขอคำตอบเรื่องเวชระเบียนคลินิกเก็บแยกเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเซ็น ไม่รับคำพูด
• ถ้าเวชระเบียนคลินิกเก็บแยกไม่ได้ ให้ขอผลทดสอบว่าข้อมูลไม่หลุดข้ามคลินิก
• เรื่องเวชระเบียนคลินิกเก็บแยกควรถามตอนเริ่มสัญญา ไม่ใช่ตอนจะเลิกใช้