เขียนเวชระเบียนบน iPad แทนแฟ้มกระดาษ ลดเวลาหน้าห้องตรวจได้ไหม

เวลาที่หายไปหน้าห้องตรวจส่วนใหญ่ไม่ใช่เวลาตรวจ แต่เป็นเวลารอแฟ้ม การเขียนเวชระเบียนบน iPad จึงเป็นทางที่คลินิกหลายแห่งเลือก ปัญหาที่เจอบ่อยคือคนไข้ยังรอที่หน้าเคาน์เตอร์ทั้งที่แพทย์ว่างอยู่แล้ว คลินิกที่ยังใช้แฟ้มกระดาษต้องเดินไปหยิบ ต้องค้นว่าแฟ้มอยู่ชั้นไหน และบางครั้งต้องรอเพราะแฟ้มยังอยู่กับอีกห้อง ยิ่งคนไข้เก่ามากขึ้น แฟ้มยิ่งหนาและยิ่งหายาก การย้ายมาเขียนเวชระเบียนบน iPad ไม่ได้ช่วยให้แพทย์ตรวจเร็วขึ้น แต่ช่วยตัดเวลารอและเวลาเดินระหว่างจุดออกไป บทความนี้ไล่ให้เห็นว่าเวลาหายไปตรงไหนบ้าง การเขียนบนแท็บเล็ตช่วยตรงไหนได้จริง และคลินิกต้องเตรียมอะไรก่อนเปลี่ยนเพื่อไม่ให้งานสะดุดกลางทาง

เวลาหน้าห้องตรวจหายไปตรงไหน

ก่อนตัดสินใจเปลี่ยนเครื่องมือ ควรรู้ก่อนว่าเวลาหายไปที่ไหน จุดแรกคือการค้นแฟ้ม พนักงานต้องรู้ว่าคนไข้ชื่ออะไร เคยมาเมื่อไหร่ แล้วไปหาในชั้นที่ถูก ถ้าจัดเรียงไม่ดีหรือมีคนหยิบไปแล้วไม่คืนที่ เวลานี้ยืดออกได้อีก

จุดที่สองคือการรอ เมื่อแฟ้มเดียวเดินทางจากเคาน์เตอร์ไปห้องตรวจไปห้องยาแล้วกลับ ทุกจุดที่แฟ้มอยู่คือจุดที่จุดอื่นเข้าถึงข้อมูลไม่ได้ จุดที่สามคือการคัดลอกซ้ำ ข้อมูลเดิมถูกเขียนใหม่ทั้งในแฟ้ม ในใบนัด และในบันทึกยา ทำให้แพทย์และพนักงานเสียเวลาไปกับการเขียนสิ่งเดียวกันหลายรอบ

เขียนบนแท็บเล็ตช่วยตรงไหนได้จริง

ข้อได้เปรียบที่ชัดที่สุดไม่ใช่ความเร็วในการเขียน เพราะการเขียนด้วยปากกาบนกระดาษก็เร็วอยู่แล้ว ข้อได้เปรียบคือประวัติคนไข้อยู่ในที่ที่เปิดดูได้พร้อมกันจากหลายจุด แพทย์เปิดดูในห้องตรวจได้ขณะที่เคาน์เตอร์ยังเปิดดูนัดครั้งถัดไปได้

ข้อที่สองคือการวาดทับรูป งานคลินิกความงามต้องระบุตำแหน่งที่ทำหัตถการบ่อย การวาดจุดลงบนรูปถ่ายหรือแผนภาพร่างกายด้วยปากกาสไตลัสทำได้ตรงกว่าการเขียนบรรยายเป็นข้อความ และครั้งถัดไปที่เปิดดู จะเห็นว่าครั้งก่อนทำจุดไหนไปแล้วโดยไม่ต้องตีความ

สิ่งที่ไม่ควรคาดหวังคือการเลิกใช้กระดาษทั้งหมดในวันเดียว เอกสารที่ต้องมีลายเซ็นคนไข้ยังต้องเก็บตามข้อกำหนด และการเก็บเวชระเบียนยังมีเงื่อนไขเรื่องระยะเวลาที่ต้องทำตาม ซึ่งเราไล่ไว้ใน การเก็บเวชระเบียนนานแค่ไหนและลบเมื่อไหร่

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเปลี่ยน

เรื่องแรกคือประวัติเก่า คลินิกไม่จำเป็นต้องพิมพ์ทุกแฟ้มย้อนหลังเข้าไป วิธีที่เบากว่าคือเริ่มบันทึกใหม่บนแท็บเล็ตตั้งแต่วันที่เปลี่ยน แล้วค่อยถ่ายรูปหรือสแกนแฟ้มเก่าเข้าเฉพาะคนไข้ที่กลับมาใช้บริการ วิธีนี้ทำให้ภาระไม่มากองพร้อมกันตอนเริ่ม

เรื่องที่สองคือความคุ้นมือของทีม แพทย์ที่เขียนด้วยปากกามาหลายปีจะรู้สึกช้าลงในสัปดาห์แรก เป็นเรื่องปกติ ทางที่ช่วยได้คือให้เขียนด้วยปากกาสไตลัสแทนการพิมพ์ในช่วงแรก เพราะท่าทางใกล้เคียงกับที่เคยทำ แล้วค่อยเพิ่มการพิมพ์กับช่องที่ต้องค้นหาย้อนหลัง

เรื่องที่สามคือใครเห็นอะไรได้ ก่อนเปิดใช้ต้องกำหนดว่าพนักงานหน้าเคาน์เตอร์เห็นข้อมูลถึงระดับไหน และใครแก้บันทึกการรักษาได้ ข้อกำหนดเรื่องข้อมูลคนไข้มีรายละเอียดที่ต้องทำตาม ซึ่งรวมไว้ใน การเก็บและลบข้อมูลคนไข้ให้ไม่เสี่ยงโดนปรับ

แผนสำรองเมื่อเน็ตหลุดหรือเครื่องมีปัญหา

คำถามที่แพทย์ถามบ่อยที่สุดคือถ้าเน็ตหลุดจะทำอย่างไร คำตอบที่ใช้ได้จริงคือเตรียมใบบันทึกกระดาษสำรองไว้จำนวนพอสำหรับครึ่งวัน ไม่ต้องเยอะ แล้วกำหนดว่าใครจะเป็นคนนำข้อมูลกลับเข้าเมื่อเชื่อมต่อกลับมาได้ และนำเข้าภายในวันเดียวกัน ไม่ทิ้งไว้ข้ามวัน

สิ่งที่ทำให้ทีมกล้าใช้เครื่องมือใหม่คือการรู้ว่าถ้าพลาดแล้วยังมีทางไป คลินิกที่ซ้อมแผนสำรองไว้จะเปลี่ยนได้ราบรื่นกว่าคลินิกที่หวังว่าจะไม่มีปัญหา วิธีรับคิวต่อและนำข้อมูลกลับช่วงที่เชื่อมต่อไม่ได้ เราไล่ไว้ใน การรับคิวและนำข้อมูลกลับเมื่ออินเทอร์เน็ตคลินิกหลุด

สองสถานการณ์ที่คลินิกเจอบ่อย

ตัวเลขในสองกรณีต่อไปนี้เป็นข้อมูลตัวอย่างที่ยกมาเพื่อแสดงวิธีคิด ไม่ใช่ค่ามาตรฐานที่ใช้ได้กับทุกที่

กรณีแรก คลินิกที่มีห้องตรวจสองห้องและใช้แฟ้มร่วมกัน เจอปัญหาแฟ้มติดอยู่อีกห้องเป็นประจำ ทำให้ต้องรอหรือเดินไปขอ พอย้ายมาเปิดดูจากแท็บเล็ต ทั้งสองห้องเห็นประวัติเดียวกันพร้อมกัน ปัญหาเดินไปขอแฟ้มหายไปทั้งหมด

กรณีที่สอง คลินิกที่ทำหัตถการบนใบหน้าบ่อย เดิมบรรยายตำแหน่งเป็นข้อความแล้วครั้งถัดไปตีความไม่ตรงกัน พอเปลี่ยนมาวาดจุดลงบนรูป การส่งต่อระหว่างแพทย์ก็ชัดขึ้น และคนไข้เองก็เข้าใจง่ายขึ้นเมื่อแพทย์ชี้ให้ดูบนหน้าจอ

สองกรณีนี้ต่างกันที่จุดที่ติด แต่ได้ผลจากเรื่องเดียวกัน คือข้อมูลที่เปิดดูได้พร้อมกันและบันทึกที่ตีความไม่ผิด ไม่ใช่ความเร็วในการพิมพ์

เช็กลิสต์ที่เริ่มทำได้สัปดาห์นี้

1. จับเวลาจริงสามวันว่าค้นแฟ้มและรอแฟ้มกินเวลาไปเท่าไรต่อเคส
2. เริ่มบันทึกใหม่บนแท็บเล็ตตั้งแต่วันเปลี่ยน ไม่ต้องย้อนพิมพ์แฟ้มเก่าทั้งหมด
3. ให้แพทย์ใช้ปากกาสไตลัสก่อนในช่วงแรก เพราะท่าทางใกล้เคียงของเดิม
4. กำหนดว่าใครเห็นข้อมูลถึงระดับไหน และใครแก้บันทึกการรักษาได้
5. เตรียมใบบันทึกกระดาษสำรองครึ่งวัน พร้อมคนรับผิดชอบนำข้อมูลกลับในวันเดียวกัน

ห้าข้อนี้ทำทีละข้อได้ ไม่ต้องเปลี่ยนทั้งคลินิกพร้อมกัน คลินิกที่ทำครบจะเห็นผลชัดที่สุดตรงเวลารอหน้าห้องตรวจที่สั้นลง และการส่งต่อระหว่างห้องที่ไม่ต้องรอแฟ้มเดินทางอีก

วิธีเขียนเวชระเบียนบน iPad ให้ทีมเปลี่ยนได้จริง

เขียนเวชระเบียนบน iPad ใช้แทนแฟ้มกระดาษได้ทั้งหมดไหม

ยังไม่ได้ทั้งหมด เอกสารที่ต้องมีลายเซ็นคนไข้ยังต้องเก็บตัวจริงไว้ตามข้อกำหนด สิ่งที่การเขียนเวชระเบียนบน iPad แทนได้คือบันทึกการตรวจ บันทึกการจ่ายยา และการวาดตำแหน่งที่ทำหัตถการ ซึ่งเป็นงานที่เกิดซ้ำทุกเคสและกินเวลามากที่สุด คลินิกส่วนใหญ่จึงเริ่มจากส่วนนี้ก่อน แล้วค่อยลดกระดาษส่วนที่เหลือทีหลัง

ต้องย้ายประวัติเก่าเข้าก่อนเริ่มไหม

ไม่ต้อง วิธีที่เบากว่าคือเริ่มเขียนเวชระเบียนบน iPad ตั้งแต่วันที่เปลี่ยน แล้วสแกนแฟ้มเก่าเข้าเฉพาะคนไข้ที่กลับมาใช้บริการ ภาระจะกระจายไปตามคิวจริงแทนที่จะมากองพร้อมกันในสัปดาห์แรก และทีมมีเวลาปรับตัวไปพร้อมกัน ถ้าวางแผนย้ายโปรแกรมอยู่แล้ว ให้ทำสองเรื่องนี้รอบเดียว รายการที่ต้องตรวจตอนย้ายรวมไว้ใน เช็กลิสต์ย้ายโปรแกรมคลินิก

ข้อมูลคนไข้บนแท็บเล็ตปลอดภัยกว่าหรือเสี่ยงกว่าแฟ้ม

เสี่ยงคนละแบบ แฟ้มกระดาษหายแล้วหายถาวรและใครหยิบก็อ่านได้ ส่วนการเขียนเวชระเบียนบน iPad ต้องคุมเรื่องสิทธิการเข้าถึงและการล็อกเครื่อง สิ่งที่คลินิกควรทำคือกำหนดว่าใครเปิดดูอะไรได้ ตั้งรหัสปลดล็อกเครื่องทุกเครื่อง และเก็บบันทึกว่าใครแก้ข้อมูลเมื่อไหร่ หลักปฏิบัติเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลดูจาก สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ได้ตรงจากแหล่ง

สรุปสั้นก่อนลงมือ

• เขียนเวชระเบียนบน iPad ให้ผลชัดที่สุดตรงเวลารอหน้าห้องตรวจ ไม่ใช่ความเร็วในการพิมพ์
• เริ่มเขียนเวชระเบียนบน iPad จากวันที่เปลี่ยน ไม่ต้องย้อนพิมพ์แฟ้มเก่าทั้งหมด