ระบบ ERP คืออะไร สรุปไว้ที่นี่แล้ว ฉบับเข้าใจง่าย

ระบบ ERP เป็นเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร เหมาะกับธุรกิจซื้อมาขายไป ธุรกิจโรงงานอุตสาหกรรม และธุรกิจบริการ เนื่องจากมีข้อมูลจำนวนมาก มักเกิดการทำงานที่ซับซ้อนภายในองค์กร ทำให้เกิดความล่าช้า เมื่อมีฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งที่ทำงานช้า ฝ่ายต่อไปก็จะทำงานช้าลงเป็นลูกโซ่อย่างต่อเนื่อง ไม่ทันความต้องการของลูกค้า ไม่ทันคู่แข่ง

สำหรับนักธุรกิจ อาจจะเคยได้ยินคำว่า ERP กันมาบ้างแล้ว บทความนี้จะมาอธิบายเพิ่มเติมว่า จริง ๆ แล้วระบบ ERP คืออะไร ? ระบบ ERP ภายในประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ? ระบบ ERP กับ ระบบ POS ต่างกันอย่างไร ? ประโยชน์ของระบบ ERP มีอะไรบ้าง ?

ระบบ ERP คืออะไร ?

ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) คือ ระบบบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร เครื่องมือนี้จะมาช่วยในการวางแผนจัดการทรัพยากร ไม่ว่าจะเป็นด้านกำลังคน ด้านเครื่องจักร ด้านวัตถุดิบ รวมไปถึงด้านขั้นตอนการทำงานของระบบ ERP

โดยระบบ ERP เป็นระบบที่รวบรวมข้อมูลทุกอย่างภายในองค์กรไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน เป็นการเชื่อมฐานข้อมูลจากหน่วยงานทุกฝ่าย ทำให้ทุกคนภายในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูล ดึงข้อมูลไปใช้ได้ทันที ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน และช่วยประหยัดเวลา

ระบบ ERP ภายในประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ?

ระบบ ERP ถือเป็นหนึ่งระบบใหญ่หรือระบบหลัก ที่ภายในจะประกอบไปด้วยหลายระบบย่อย โดยระบบย่อยจะมีฟังก์ชั่นการทำงานที่แตกต่างกันออกไป แต่สุดท้ายแล้วข้อมูลต่าง ๆ ในระบบย่อยนั้นจะถูกเชื่อมโยงกันมาที่ระบบหลักเพื่อการวางแผนบริหารทรัพยากร ระบบ ERP ภายในประกอบไปด้วยระบบย่อย ดังนี้

• ระบบการจัดการการเงิน เป็นระบบที่รับข้อมูลเชื่อมโยงมาจากฝ่ายงานต่าง ๆ เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายงานบริหาร ฯลฯ มาคำนวณตัวเลขรายรับและรายจ่าย จากนั้นจึงนำมาสรุปเป็นยอดว่ากำไรหรือขาดทุน พร้อมกราฟแสดงผลที่เข้าใจง่าย
• ระบบทรัพยากรบุคคล ระบบที่คอยควบคุมดูแลคุณภาพและจำนวนของคนในองค์กร เพื่อให้การทำงานเป็นเกิดประสิทธิภาพสูงสุดและดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง เช่น การดูแลสวัสดิภาพของบุคลากร การคัดเลือกบุคลากร การประเมินผลงาน การพัฒนาบุคลากร ฯลฯ เพื่อให้บุคลากรทำงานอยู่ในระบบอย่างมีความสุข และทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
• ระบบจัดซื้อจัดจ้าง คอยจัดหาสินค้า อุปกรณ์ หรือวัตถุดิบต่าง ๆ ให้เพียงพอต่อความต้องการของแต่ละฝ่ายในองค์กร เพื่อให้ทำงานได้อย่างต่อเนื่อง โดยจะต้องหามาให้ได้อย่างคุ้มค่าที่สุด และจะต้องดูเรื่องเอกสารการซื้อขายต่าง ๆ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ
• ระบบการจัดการข้อมูล คอยจัดหาสินค้า อุปกรณ์ หรือวัตถุดิบต่าง ๆ ให้เพียงพอต่อความต้องการของแต่ละฝ่ายในองค์กร เพื่อให้ทำงานได้อย่างต่อเนื่อง โดยจะต้องหามาให้ได้อย่างคุ้มค่าที่สุด และจะต้องดูเรื่องเอกสารการซื้อขายต่าง ๆ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ
• ระบบการจัดการข้อมูล ระบบทางด้านการตรวจสอบข้อมูล ขั้นตอนการทำงานและการประเมินผล สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ของทุกฝ่าย เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบ และสามารถดึงข้อมูลของทุกฝ่ายมา เพื่อให้เห็นภาพรวมขององค์กรได้ทั้งหมด จากนั้นสามารถนำข้อมูลไปวางแผนต่อยอด จัดสรรทรัพยากรและงบประมาณในการดำเนินธุรกิจต่อไป
• ระบบอื่นๆ นอกจากระบบย่อยที่กล่าวมานั้น ยังมีระบบย่อยอื่นๆ ที่มีการเชื่อมโยงข้อมูลไปที่ระบบหลัก เช่น ระบบบริหารจัดการลูกค้า ระบบควบคุมความต้องการของวัตถุดิบ ระบบวางแผนความต้องการของสินค้า โดยระบบเหล่านี้รวมถึงระบบที่กล่าวมาข้างต้น สามารถดึงข้อมูลมาใช้งานร่วมกันจากระบบหลักได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสต๊อกสินค้า ข้อมูลของลูกค้า ข้อมูลสถานะการทำงานของแต่ละฝ่าย เป็นต้น

ระบบ ERP กับ ระบบ POS ไม่เหมือนกัน? แล้วต่างกันอย่างไร?

ระบบ ERP กับ ระบบ POS นั้นมีความคล้าย แต่ไม่เหมือนกัน สองระบบนี้จะมีโฟกัสของการทำงานที่แตกต่างกัน หากยังสงสัยว่าโฟกัสของการทำงานสองระบบนี้ต่างกันอย่างไร ? ธุรกิจของคุณควรใช้ระบบไหนถึงเหมาะสม ? ระบบ ERP กับ ระบบ POS แตกต่างกัน ดังนี้

• ระบบ ERP คือ ระบบที่โฟกัสการทำงานเพื่อจัดการข้อมูลภายในองค์กร

  ระบบนี้จะรวบรวมข้อมูลที่ฝ่ายต่าง ๆ ป้อนไว้ เก็บไว้ในระบบส่วนกลาง เพื่อให้ทุกฝ่ายสามารถเข้าถึง นำข้อมูลไปใช้และทำงานร่วมกันได้ในระบบเดียวกันได้อย่างต่อเนื่อง

  ยกตัวอย่างให้เห็นภาพ

  เมื่อฝ่ายจัดซื้อปิดงบการซื้อเสร็จ ฝ่ายบัญชีสามารถนำตัวเลขไปคำนวณต่อได้เลย โดยดึงข้อมูลจากในระบบส่วนกลางที่ฝ่ายจัดซื้อป้อนไว้ ช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้น

• ระบบ POS คือ ระบบที่โฟกัสการทำงานเพื่อบริการจัดการลูกค้าหน้าร้าน

  ระบบ POS จะเน้นไปทางการให้บริการลูกค้าที่จุดขาย เช่น ข้อมูลการใช้จ่ายของลูกค้า ข้อมูลของลูกค้า ข้อมูลการชำระเงิน ฯลฯ ระบบนี้จึงต้องมีข้อมูลที่ใช้สำหรับการขายหน้าร้านเป็นหลัก

  ยกตัวอย่าง ถ้าเป็นธุรกิจซื้อมาขายไป

  ก็จะต้องมีข้อมูลสินค้า ราคา สต๊อกสินค้า ข้อมูลการจัดส่ง ฯลฯ ถ้าเป็นธุรกิจบริการ ก็ต้องมีข้อมูลบริการ ค่าบริการ โปรโมชั่น วันเวลาที่ใช้บริการ ฯลฯ เป็นต้น

ประโยชน์ของระบบ ERP

ธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันที่ค่อนข้างสูง ลูกค้ามีบทบาทสำคัญมากขึ้น ทุกอย่างต้องทันต่อความต้องการของลูกค้า และเหนือกว่าคู่แข่ง จึงต้องมีการจัดการบริหารทรัพยากรในองค์กรให้ดี แต่การที่องค์กรเริ่มมีขนาดใหญ่การจัดการจึงเป็นไปได้ยาก ซึึ่งระบบ ERP เป็นตัวเครื่องมือช่วยที่ดี ยกตัวอย่างประโยชน์ของระบบ ERP ดังนี้

เพิ่มประสิทธิภาพ ในการทำงาน ระบบ ERP จะช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น เนื่องจากการนำข้อมูลขอแต่ละฝ่ายมาใช้ทำงานได้อย่างต่อเนื่อง ทันคู่แข่งทันความต้องการของลูกค้า และเทคโนโลยีสามารถทำงานได้ตลอดเวลา ไม่มีความเหนื่อยล้า เกิดความผิดพลาดน้อยกว่ามนุษย์

ข้อมูลอัพเดทแบบเรียลไทม์ การที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งทำงานเสร็จแล้วสามารถป้อนข้อมูลการทำงานลงฐานข้อมูลกลางได้เลย เพื่อให้ฝ่ายอื่น ๆ เห็นสถานะการทำงานและผลลัพธ์ จากนั้นฝ่ายที่ต้องทำงานต่อสามารถนำข้อมูลไปใช้ทำงานได้อย่างต่อเนื่อง

ความคุ้มค่าของผลลัพธ์ จากแต่ก่อนต้องใช้เวลานานในการจัดทำ รวบรวมข้อมูลเพื่อให้ได้เป็นรายงานข้อสรุปออกมา แต่ได้ผลลัพธ์ที่ได้ ถูกนำไปใช้เพียงครู่เดียว ไม่คุ้มค่ากับที่เสียเวลากับการทำงานเยอะ ๆ ระบบ ERP นี้จะช่วยลดเวลาการทำงานเพื่อให้เวลาที่เสียไปและผลลัพธ์สอดคล้องกัน และเกิดความคุ้มค่า

การควบคุมงานให้อยู่ในแผน การนำระบบ ERP ก็เพื่อวางแผนควบคุมการบริหารทรัพยากร เช่น ปริมาณวัตถุดิบที่ต้องใช้ เวลาที่ใช้ในการทำงาน ซึ่งก็จะเกี่ยวเนื่องไปถึงการคาดการณ์ใช้จ่ายค่าแรงและค่าใช้จ่ายในการผลิตสินค้าหรือบริการ จึงต้องควบคุมให้อยู่ในแผน เป็นต้น ข้อมูลเหล่านี้ก็จะถูกอัพเดตไว้ในระบบตลอด หากเมื่อเกิดปัญหาก็จะสามารถเห็นและแก้ปัญหาได้ทัน

คำนวณค่าใช้จ่าย เป็นการคำนวณ บันทึกต้นทุน เช่น ต้นทุนการผลิต ค่าแรง ค่าอุปกรณ์ ฯลฯ เพื่อนำข้อมูลตรงนี้ไปหาทางแก้ปัญหาการลดต้นทุนได้ต่อไป และการตีมูลค่าของสินค้าตอนสิ้นงวดไม่ยุ่งยาก เนื่องจากทุกขั้นตอนการทำงานมีบันทึกข้อมูลอย่างต่อเนื่อง เช่น จำนวนเหลืองานที่ยังค้าง จำนวนการเบิกวัตถุดิบ ค่าแรงที่ใช้ ฯลฯ สามารถนำข้อมูลพวกนี้ทำเป็นรายงานตอนสิ้นงวดได้เลย

ความปลอดภัยของข้อมูล ระบบ ERP เป็นระบบจัดการฐานข้อมูลที่มีความสามารถเฉพาะ เช่น หากเกิดไฟดับ ก็สามารถกู้คืนข้อมูล มาได้, การ Backup ข้อมูล, การย้อนกลับไปแก้ไขข้อมูลหากเกิดข้อผิดพลาด การป้องกันการโจรกรรมข้อมูล, ระบบข้อมูลแบบ Cloud สามารถเรียกใช้ข้อมูลได้ทุกที่ เป็นต้น

ยกตัวอย่างการนำ ระบบ ERP มาใช้ในธุรกิจบริการ

การนำระบบ ERP มาใช้กับธุรกิจรับออกแบบตกแต่งภายใน ของบริษัท Good Idea Interior Design Co. LTD โดยผู้บริหารยุคใหม่ที่มีมุมมองว่าการนำระบบ ERP สามารถมาช่วยควบคุมการทำงาน และพัฒนาองค์กร เนื่องจากเล็งเห็นว่าระบบ ERP สามารถช่วยลดค่าใช้จ่าย ติดตามต้นทุนได้ง่ายขึ้น

โดยทางผู้บริหารมองว่าระบบ ERP เป็นระบบการบริหารจัดการทรัพยากรที่มีมาตรฐาน เช่นเดียวกันกับที่องค์กรระดับกลางถึงโตใช้กันอยู่แล้ว เช่น AIS, ปตท., หรือบริษัทมหาชนต่าง ๆ เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีความเห็นว่าระบบนี้ช่วยกำจัดต้นทุนได้ง่ายและทำให้เติบโตได้ตามเป้าหมาย

สรุปท้ายบท ระบบ ERP แบบสั้นๆ

ระบบ ERP เหมาะกับทุกองค์กรธุรกิจ จะช่วยจัดการบริหารทรัพยากรภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ข้อมูลทันสมัย ทำให้เห็นปัญหาในแต่ละขั้นตอนการทำงานและจะทำให้แก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที สะดวกเรียกใช้ข้อมูลได้ทุกที่ เก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัย