ตั้งจุดเตือนสต็อกยาไว้กี่ชิ้น ของจะไม่หมดกลางคิวคนไข้

ของหมดไม่เคยหมดตอนคลินิกว่าง มันหมดตอนคิวแน่นที่สุด การตั้งจุดเตือนสต็อกยาไว้ล่วงหน้าจึงเป็นงานที่คุ้มที่สุดในคลัง และเมื่อหมดกลางคิว คลินิกมีทางเลือกไม่กี่ทาง คือเลื่อนนัดคนไข้ ยืมจากที่อื่น หรือซื้อด่วนในราคาที่แพงกว่าปกติ ทุกทางมีต้นทุน คำถามที่ต้องตอบจึงไม่ใช่ควรสั่งของเมื่อไหร่ แต่คือควรเตือนเมื่อเหลือเท่าไหร่ จำนวนนั้นไม่ใช่ตัวเลขที่เดาได้ มันคิดจากสองอย่างที่คลินิกรู้อยู่แล้ว คือใช้วันละเท่าไหร่ และของใช้เวลามาถึงกี่วัน บทความนี้ไล่วิธีคิดให้เห็นทีละขั้น

ทำไมตั้งจุดเตือนแบบเดาไม่เวิร์ก

คลินิกส่วนใหญ่ตั้งจุดเตือนแบบกลมๆ เช่น เหลือ 10 ชิ้นค่อยสั่ง ปัญหาคือ 10 ชิ้นสำหรับของที่ใช้วันละชิ้นหมายถึงมีเวลาสิบวัน แต่ 10 ชิ้นสำหรับของที่ใช้วันละห้าชิ้นเหลือเวลาแค่สองวัน ตัวเลขเดียวกันจึงให้ผลต่างกันคนละเรื่อง

ปัญหาที่สองคือไม่นับวันรอของ ของบางอย่างสั่งวันนี้มาพรุ่งนี้ บางอย่างต้องรอสัปดาห์ และของนำเข้าที่ต้องผ่านขั้นตอนขออนุญาตใช้เวลานานกว่านั้นอีก ถ้าตั้งจุดเตือนเท่ากันหมด ของที่รอนานจะหมดก่อนที่ของใหม่จะมาถึงทุกครั้ง

วิธีคิดจุดเตือนจากยอดใช้จริง

สูตรที่ใช้ได้กับของทุกรายการมีสามส่วน ส่วนแรกคือยอดใช้ต่อวัน เอายอดใช้ในเดือนที่ผ่านมาหารด้วยจำนวนวันที่เปิด ส่วนที่สองคือวันรอของ นับจากวันที่กดสั่งถึงวันที่ของถึงมือจริง ไม่ใช่วันที่ซัพพลายเออร์บอก ส่วนที่สามคือเผื่อ เอาไว้กันวันที่คนไข้เยอะกว่าปกติหรือของมาช้ากว่าที่เคย

เอาสามส่วนนี้มาคูณและบวกกัน คือยอดใช้ต่อวันคูณวันรอของ แล้วบวกจำนวนเผื่อ ผลที่ได้คือจุดที่ควรเตือน ตัวอย่างการคิดแบบง่ายคือของที่ใช้วันละสองชิ้น รอของสี่วัน และเผื่อไว้สามชิ้น จุดเตือนจะอยู่ที่สิบเอ็ดชิ้น

ของที่ถ้าไม่มีต้องเลื่อนนัดควรตั้งเผื่อสูงกว่าของที่หาแทนได้ เพราะต้นทุนของการขาดไม่เท่ากัน การเลื่อนนัดหนึ่งเคสเสียทั้งรายได้และความเชื่อใจ ส่วนของที่ใช้แทนได้แค่เสียความสะดวก

ทำให้จุดเตือนทำงานเองแทนการเดินไปดูชั้น

ตั้งจุดเตือนไว้แต่ไม่มีใครดู ก็เท่ากับไม่ได้ตั้ง สิ่งที่ทำให้มันได้ผลคือของตัดออกจากคลังทันทีที่ใช้ ไม่ใช่มาลงบัญชีตอนสิ้นวันหรือสิ้นสัปดาห์ เพราะยอดที่ช้าไปหนึ่งสัปดาห์ทำให้จุดเตือนเตือนช้าไปหนึ่งสัปดาห์เหมือนกัน

เมื่อของตัดตามการใช้จริง จุดเตือนก็เตือนได้ตรงเวลา และคนที่ต้องรู้ควรได้รับแจ้งโดยไม่ต้องเข้าไปเปิดดูเอง ถ้าต้องจำว่าวันนี้เปิดดูรายการไหนแล้วบ้าง สุดท้ายก็จะลืม การเก็บคลังเวชภัณฑ์ให้เป็นระเบียบตั้งแต่ต้นช่วยให้ตัวเลขน่าเชื่อขึ้น ซึ่งเราเล่าไว้ใน การบริหารสต็อกเวชภัณฑ์ฉบับคลินิกยุคใหม่

ของที่มีวันหมดอายุต้องคิดเพิ่มอีกชั้น

ยาและเวชภัณฑ์หลายอย่างมีวันหมดอายุ การสั่งเผื่อมากเกินจึงไม่ใช่ทางที่ปลอดภัยเสมอ ของที่สั่งมาแล้วใช้ไม่ทันคือเงินที่ทิ้งไป การตั้งจุดเตือนสำหรับของกลุ่มนี้ต้องดูทั้งสองด้าน คือไม่ให้ขาดและไม่ให้เหลือจนหมดอายุ

ทางที่ใช้ได้คือสั่งถี่ขึ้นแต่ครั้งละน้อยลง แลกกับค่าส่งที่เพิ่มขึ้นเล็กน้อย และเบิกของที่ใกล้หมดอายุก่อนเสมอ การตรวจเอกสารตอนรับของก็ช่วยจับวันหมดอายุที่สั้นกว่าที่ควรได้ตั้งแต่หน้าประตู ซึ่งเราไล่ไว้ใน การตรวจเอกสารตอนรับฟิลเลอร์และโบท็อกซ์เข้าคลินิก

สองสถานการณ์ที่คลินิกเจอบ่อย

ตัวเลขในสองกรณีต่อไปนี้เป็นข้อมูลตัวอย่างที่ยกมาเพื่อแสดงวิธีคิด ไม่ใช่ค่ามาตรฐานที่ใช้ได้กับทุกที่

กรณีแรก คลินิกที่ตั้งจุดเตือนเท่ากันทุกรายการ เจอปัญหาว่าของที่ใช้บ่อยหมดก่อนที่ของใหม่จะมาถึงทุกเดือน พอแยกจุดเตือนตามยอดใช้จริงของแต่ละรายการ ปัญหานี้ก็หายไปโดยไม่ต้องเพิ่มเงินซื้อของเข้ามากขึ้น

กรณีที่สอง คลินิกที่ลงยอดใช้สัปดาห์ละครั้ง เจอปัญหาได้รับแจ้งตอนที่ของเหลือจริงน้อยกว่าที่เห็นบนหน้าจอ พอเปลี่ยนมาให้ตัดออกทันทีที่ใช้ ตัวเลขก็ตรงกับของบนชั้น และการสั่งก็ทันทุกครั้ง

สองกรณีนี้แก้ด้วยหลักเดียวกัน คือจุดเตือนที่เชื่อถือได้ต้องมาจากยอดที่เป็นปัจจุบัน และต้องแยกตามของแต่ละรายการ

เช็กลิสต์ที่เริ่มทำได้สัปดาห์นี้

1. เลือกรายการที่ถ้าขาดต้องเลื่อนนัด ทำก่อนสิบรายการแรก ไม่ต้องทำทั้งคลัง
2. หายอดใช้ต่อวันจากยอดตัดออกเดือนก่อน หารด้วยจำนวนวันที่เปิด
3. จับวันรอของจริงจากสามครั้งล่าสุด ไม่ใช้ตัวเลขที่ซัพพลายเออร์แจ้ง
4. คิดจุดเตือน = ยอดใช้ต่อวัน คูณวันรอของ บวกจำนวนเผื่อ
5. ให้ของตัดออกทันทีที่ใช้ และกำหนดว่าใครเป็นคนรับแจ้งเมื่อถึงจุดเตือน
6. ทบทวนตัวเลขทุกไตรมาส เพราะยอดใช้และวันรอของเปลี่ยนตามฤดู

หกข้อนี้เริ่มจากสิบรายการก่อนก็เห็นผลแล้ว คลินิกที่ทำครบจะลดทั้งการเลื่อนนัดเพราะของขาด และลดเงินจมในของที่สั่งเผื่อมากเกินความจำเป็น

วิธีตั้งจุดเตือนสต็อกยา ที่ใช้ได้กับทุกรายการ

ตั้งจุดเตือนสต็อกยาเท่ากันทุกรายการได้ไหม

ไม่ได้ เพราะจำนวนเดียวกันให้เวลาต่างกันคนละเรื่อง ของที่ใช้วันละชิ้นเหลือสิบชิ้นคือมีเวลาสิบวัน แต่ของที่ใช้วันละห้าชิ้นเหลือสิบชิ้นคือมีเวลาสองวัน การตั้งจุดเตือนสต็อกยาจึงต้องคิดแยกตามยอดใช้ของแต่ละรายการ ไม่ใช่ตั้งเลขกลมๆ ให้ทั้งคลัง

ของที่ใช้นานๆ ครั้งต้องตั้งจุดเตือนสต็อกยาด้วยไหม

ต้อง แต่คิดจากวันรอของเป็นหลักแทนยอดใช้ เพราะของกลุ่มนี้มักสั่งยากและรอนานกว่า ถ้าไม่ตั้งไว้เลยจะรู้ตัวตอนที่คนไข้นัดมาแล้ว ทางที่ปลอดภัยคือเผื่อให้มากกว่าของที่ใช้ทุกวัน และทบทวนตัวเลขทุกไตรมาสพร้อมกับรายการอื่น

ของที่มีวันหมดอายุควรตั้งจุดเตือนสต็อกยาอย่างไร

ต้องดูสองด้าน คือไม่ให้ขาดและไม่ให้เหลือจนหมดอายุ ทางที่ใช้ได้คือสั่งถี่ขึ้นแต่ครั้งละน้อยลง แลกกับค่าส่งที่เพิ่มเล็กน้อย และเบิกของที่ใกล้หมดอายุก่อนเสมอ สำหรับยาและวัตถุที่มีทะเบียน ให้ตรวจเงื่อนไขการเก็บและการรายงานกับ สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา ก่อนวางระบบเบิกจ่ายในคลินิก และถ้าคลังยังไม่เป็นระเบียบ ให้จัดของก่อนตั้งเลข ตามแนวทางใน การบริหารสต็อกเวชภัณฑ์ เพื่อให้ตัวเลขที่ใช้ตั้งจุดเตือนน่าเชื่อถือ ส่วนงานสั่งของให้เดินต่อจากจุดเตือนนี้ อ่านที่ การสั่งเวชภัณฑ์เติมสต็อกจากหน้าโปรแกรม

สรุปสั้นก่อนลงมือ

• ตั้งจุดเตือนสต็อกยาแยกตามรายการ ไม่ใช้เลขกลมๆ ให้ทั้งคลัง