สั่งเวชภัณฑ์เติมสต็อกจากหน้าโปรแกรม เลิกโทรสั่งทีละร้านได้ไหม?

คลินิกส่วนใหญ่สั่งของด้วยความจำ ไม่ได้สั่งด้วยตัวเลข การสั่งเวชภัณฑ์เติมสต็อกจากหน้าโปรแกรมจึงเปลี่ยนงานนี้ไปทั้งงาน พนักงานเดินไปดูชั้น เห็นว่าอันนี้ใกล้หมด แล้วหยิบโทรศัพท์โทรหาร้านที่เคยสั่ง วิธีนี้ทำงานได้เมื่อคลินิกมีรายการไม่กี่อย่าง แต่พอรายการเพิ่มขึ้นและมีซัพพลายเออร์หลายเจ้า มันเริ่มพลาด ของบางอย่างลืมสั่ง บางอย่างสั่งซ้ำ และเทียบราคาไม่ได้เพราะไม่มีใครจดว่าครั้งก่อนซื้อเท่าไหร่ บทความนี้ไล่ให้เห็นว่าการย้ายการสั่งของมาอยู่ที่หน้าจอเดียวช่วยตรงไหน และเริ่มจากอะไรได้ก่อนโดยไม่ต้องรื้อทั้งงานจัดซื้อ

ปัญหาของการโทรสั่งทีละร้าน

ข้อแรกคือไม่มีร่องรอย เมื่อสั่งทางโทรศัพท์ ไม่มีใครรู้ว่าสั่งอะไรไปเมื่อไหร่ในราคาเท่าไหร่ พอของมาถึงก็เทียบไม่ได้ว่าตรงกับที่สั่งไหม และพอถึงสิ้นปีก็ไม่รู้ว่าซื้อรายการไหนไปเท่าไหร่

ข้อที่สองคือเทียบราคาไม่ได้ ซัพพลายเออร์เดียวกันอาจให้ราคาต่างกันตามช่วงและตามยอดสั่ง ถ้าไม่มีบันทึกราคาย้อนหลัง คลินิกก็ต่อรองไม่ได้เพราะไม่มีข้อมูลในมือ ข้อที่สามคือทุกอย่างผูกกับคนคนเดียว ถ้าพนักงานที่รู้ว่าสั่งกับใครลาหรือลาออก งานจัดซื้อจะหยุดทันที

สั่งจากหน้าโปรแกรมช่วยตรงไหน

เรื่องที่ช่วยที่สุดคือรายการที่ต้องสั่งขึ้นมาเอง ไม่ต้องเดินไปดูชั้นแล้วจำ เมื่อของถูกตัดออกตามการใช้จริง และแต่ละรายการมีจุดเตือนของตัวเอง สิ่งที่พนักงานทำเหลือแค่ยืนยันว่าจะสั่งเท่าไหร่ ไม่ใช่เริ่มจากศูนย์ทุกครั้ง

เรื่องที่สองคือประวัติราคา เมื่อทุกใบสั่งถูกบันทึก คลินิกเห็นได้ว่ารายการนี้เคยซื้อกับใครในราคาเท่าไหร่ ข้อมูลนี้ใช้ต่อรองได้จริง และใช้ตัดสินใจได้ว่าควรสั่งถี่ครั้งละน้อย หรือสั่งครั้งใหญ่เพื่อให้ได้ราคาดีกว่า

เรื่องที่สามคือใครก็ทำแทนได้ เมื่อรายการซัพพลายเออร์ ช่องทางติดต่อ และราคาที่เคยได้อยู่ในที่เดียว พนักงานคนอื่นรับช่วงงานจัดซื้อได้ทันทีเมื่อคนเดิมไม่อยู่

เริ่มจากอะไรได้ก่อน

ไม่ต้องย้ายทุกรายการพร้อมกัน เริ่มจากรายการที่สั่งบ่อยที่สุดสิบรายการแรก เพราะสิบรายการนี้กินเวลางานจัดซื้อไปมากที่สุด และเป็นกลุ่มที่พลาดบ่อยที่สุดเมื่อลืมสั่ง

ขั้นต่อไปคือบันทึกซัพพลายเออร์ที่ใช้อยู่ ชื่อผู้ติดต่อ ช่องทาง เงื่อนไขการสั่งขั้นต่ำ และวันรอของจริง ข้อมูลชุดนี้คือของที่มักอยู่แค่ในหัวพนักงานคนเดียว การเขียนออกมาให้ครบคือขั้นที่ให้ผลเร็วที่สุดโดยไม่ต้องใช้เครื่องมืออะไรเลย

ขั้นที่สามคือเชื่อมกับคลัง เพื่อให้ของที่รับเข้ามาตัดเข้าคลังทันทีและตัดออกเมื่อใช้ ถ้ายอดในคลังไม่เป็นปัจจุบัน รายการที่ขึ้นมาให้สั่งก็จะผิด หลักการเก็บคลังเวชภัณฑ์ให้ตัวเลขน่าเชื่อ เราเล่าไว้ใน การบริหารสต็อกเวชภัณฑ์ฉบับคลินิกยุคใหม่

ของที่ต้องขออนุญาตก่อนสั่งเป็นกลุ่มที่ต้องแยก

เวชภัณฑ์และเครื่องมือบางอย่างมีขั้นตอนขออนุญาตก่อนนำเข้าหรือก่อนใช้ ของกลุ่มนี้ไม่เหมาะกับการกดสั่งเร็ว เพราะวันรอของยาวกว่าและมีเอกสารที่ต้องเตรียม การแยกออกมาเป็นกลุ่มของตัวเองพร้อมจุดเตือนที่เผื่อมากกว่าจึงปลอดภัยกว่า

สิ่งที่ควรบันทึกไว้กับของกลุ่มนี้คือเอกสารที่ต้องมีและใช้เวลาเท่าไหร่ในการขอ เพื่อให้คนที่รับช่วงงานต่อทำได้โดยไม่ต้องเริ่มหาข้อมูลใหม่ ขั้นตอนขออนุญาตสำหรับเครื่องมือแพทย์ที่สั่งจากต่างประเทศ เราไล่ไว้ใน การขออนุญาตสั่งเครื่องมือแพทย์จากต่างประเทศเข้าคลินิก

ส่วนของที่รับเข้ามาทุกครั้งควรตรวจเอกสารก่อนเซ็นรับ ไม่ใช่เซ็นก่อนแล้วค่อยตรวจ รายการที่ต้องดูตอนรับของกลุ่มฟิลเลอร์และโบท็อกซ์ รวมไว้ใน การตรวจเอกสารตอนรับฟิลเลอร์และโบท็อกซ์เข้าคลินิก

สองสถานการณ์ที่คลินิกเจอบ่อย

ตัวเลขในสองกรณีต่อไปนี้เป็นข้อมูลตัวอย่างที่ยกมาเพื่อแสดงวิธีคิด ไม่ใช่ค่ามาตรฐานที่ใช้ได้กับทุกที่

กรณีแรก คลินิกที่พนักงานจัดซื้อลาออกโดยไม่ได้ส่งต่อรายชื่อซัพพลายเออร์ ผลคือต้องเริ่มหาร้านใหม่และได้ราคาแพงกว่าที่เคยได้ พอเขียนข้อมูลซัพพลายเออร์และราคาที่เคยได้ไว้ในที่ที่ทีมเข้าถึงได้ ปัญหานี้ก็ไม่เกิดซ้ำ

กรณีที่สอง คลินิกที่สั่งของทุกสัปดาห์โดยไม่ดูยอดใช้ ผลคือบางรายการค้างสต็อกจนใกล้หมดอายุ ขณะที่บางรายการขาดอยู่เรื่อย พอให้รายการที่ถึงจุดเตือนขึ้นมาให้ยืนยันแทนการสั่งตามรอบ ทั้งของค้างและของขาดก็ลดลงพร้อมกัน

เช็กลิสต์ที่เริ่มทำได้สัปดาห์นี้

1. เลือกสิบรายการที่สั่งบ่อยที่สุดมาทำก่อน ไม่ต้องย้ายทั้งคลัง
2. เขียนข้อมูลซัพพลายเออร์ให้ครบ ชื่อผู้ติดต่อ ช่องทาง ยอดสั่งขั้นต่ำ วันรอของจริง
3. บันทึกราคาที่เคยได้ทุกครั้งที่สั่ง เพื่อใช้เทียบและต่อรองรอบถัดไป
4. ให้ของตัดเข้าคลังตอนรับและตัดออกตอนใช้ เพื่อให้รายการที่ขึ้นมาสั่งไม่ผิด
5. แยกของที่ต้องขออนุญาตออกเป็นกลุ่มของตัวเอง ตั้งเผื่อมากกว่าปกติ
6. กำหนดว่าใครเป็นคนยืนยันใบสั่ง และเก็บใบสั่งไว้เทียบกับของที่มาถึง

หกข้อนี้ทำได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนซัพพลายเออร์เดิม คลินิกที่ทำครบจะลดของขาดหน้างาน เห็นราคาที่เคยจ่ายจริง และไม่ต้องหยุดงานจัดซื้อเมื่อพนักงานคนเดิมไม่อยู่

วิธีสั่งเวชภัณฑ์เติมสต็อก จากหน้าโปรแกรมทีละขั้น

สั่งเวชภัณฑ์เติมสต็อกจากหน้าโปรแกรมต้องเปลี่ยนซัพพลายเออร์ไหม

ไม่ต้อง ของที่เปลี่ยนคือวิธีตั้งรายการและวิธีเก็บบันทึก ไม่ใช่คู่ค้า คลินิกยังสั่งกับร้านเดิมได้ทั้งหมด สิ่งที่ได้เพิ่มคือรายการที่ถึงจุดเตือนขึ้นมาให้ยืนยันเอง และมีประวัติราคาย้อนหลังไว้ต่อรองรอบถัดไป

ให้กดสั่งอัตโนมัติเลยได้ไหม

ไม่ควรกับของที่เกี่ยวกับยาและหัตถการ การสั่งเวชภัณฑ์เติมสต็อกจากหน้าโปรแกรมควรจบที่คนยืนยันทุกใบ เพราะจำนวนที่คำนวณได้อาจไม่ตรงกับแผนของเดือนนั้น เช่น เดือนที่มีโปรโมชันหรือมีหมอลาหลายวัน สิ่งที่ให้เดินเองได้คือการเตือนและการเตรียมรายการ ไม่ใช่การตัดสินใจซื้อ

ของที่ต้องขออนุญาตก่อนสั่งทำอย่างไร

แยกเป็นกลุ่มของตัวเองและตั้งเผื่อมากกว่าปกติ เพราะวันรอของยาวกว่าและมีเอกสารที่ต้องเตรียม เงื่อนไขการนำเข้าและการขออนุญาตดูได้จาก สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา ส่วนขั้นตอนสำหรับเครื่องมือแพทย์ที่สั่งจากต่างประเทศ เราไล่ไว้ใน การขออนุญาตสั่งเครื่องมือแพทย์ และการตั้งจุดเตือนให้ตัวเลขน่าเชื่อ อ่านต่อที่ การตั้งจุดเตือนสต็อกยา ส่วนการตรวจเอกสารตอนรับของ ดูที่ การตรวจเอกสารตอนรับของเข้าคลินิก

สรุปสั้นก่อนลงมือ

• สั่งเวชภัณฑ์เติมสต็อกจากหน้าโปรแกรมได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนซัพพลายเออร์เดิม
• ให้คนยืนยันทุกใบเมื่อสั่งเวชภัณฑ์เติมสต็อก อย่าปล่อยให้กดสั่งเอง
• เริ่มสั่งเวชภัณฑ์เติมสต็อกจากสิบรายการที่สั่งบ่อยที่สุดก่อน
• แยกของที่ต้องขออนุญาตออกจากรอบสั่งเวชภัณฑ์เติมสต็อกปกติ