หน้าแรก / บทความทั้งหมด / ตัดสต็อกยาคลินิกทีละซีซี ต้นทุนต่อเคสจึงตรงกับที่จ่ายไปจริง
ตัดสต็อกยาคลินิกทีละซีซี ต้นทุนต่อเคสจึงตรงกับที่จ่ายไปจริง
ปัญหาที่เจอบ่อยคือขวดหนึ่งไม่ได้จบในเคสหนึ่ง แต่คลินิกตัดสต็อกเหมือนว่ามันจบ เปิดขวดใหม่ก็ตัดออกหนึ่งขวด ทั้งที่ของยังเหลือค้างอยู่อีกครึ่ง ถ้าจะแก้ให้ตรง สิ่งที่ต้องเปลี่ยนก่อนคือหน่วยที่ใช้ตัด ไม่ใช่ความถี่ในการนับของ เพราะการตัดสต็อกยาคลินิกเป็นขวดทำให้ยอดคงเหลือบนหน้าจอไม่ตรงกับของในตู้ และต้นทุนต่อเคสที่คิดได้ผิดไปทั้งเดือน บทความนี้ไล่วิธีเปลี่ยนหน่วยตัดจากขวดเป็นยูนิตหรือซีซี แล้วทำให้ของเหลือในขวดมีที่อยู่ในบันทึก
สารบัญเนื้อหา
ตัดเป็นขวดแล้วเสียอะไรไปบ้าง
เมื่อหน่วยตัดคือขวด ยอดคงเหลือจะเดินเป็นขั้นบันได คือเต็มขวดหรือหายไปทั้งขวด ไม่มีสถานะระหว่างกลาง ของที่เปิดแล้วใช้ไปบางส่วนจึงกลายเป็นของที่ไม่มีใครนับ ทั้งที่มันมีมูลค่าและมีวันหมดอายุของตัวเอง
ผลกระทบตกที่สองที่ ที่แรกคือการสั่งของ เพราะยอดบนหน้าจอบอกว่ายังมีขวดเต็มอยู่ แต่ของจริงคือขวดที่เปิดแล้วเหลือปลายๆ จึงสั่งช้ากว่าที่ควร ที่สองคือต้นทุนต่อเคส เคสที่ใช้ของน้อยกับเคสที่ใช้ของมากถูกคิดต้นทุนเท่ากัน ทำให้ราคาหัตถการที่ตั้งไว้สะท้อนต้นทุนจริงไม่ได้
สาเหตุที่คลินิกส่วนใหญ่ยังตัดเป็นขวดไม่ใช่เพราะไม่รู้ว่าควรละเอียดกว่านี้ แต่เพราะตอนเริ่มวางคลังใช้หน่วยเดียวกับที่ซัพพลายเออร์ออกใบส่งของ ซึ่งเป็นหน่วยขาย ไม่ใช่หน่วยใช้ พอของเข้ามาแล้วไม่มีใครแปลงหน่วย ระบบก็เดินด้วยหน่วยขายไปตลอด
แปลงขวดเป็นยูนิตหรือซีซี เริ่มจากตรงนี้
สามขั้นในภาพคือลำดับของสามหัวข้อถัดจากนี้ เริ่มจากเปลี่ยนหน่วยนับ ต่อด้วยตัดตามที่ใช้จริงต่อเคส แล้วปิดท้ายด้วยให้ของเหลือในขวดมีที่อยู่ในบันทึก
ขั้นแรกคือกำหนดหน่วยนับของแต่ละรายการให้ตรงกับที่ใช้หน้างาน ยาฉีดกลุ่มลดริ้วรอยมักสั่งและใช้เป็นยูนิต สารเติมเต็มใช้เป็นซีซีหรือมิลลิลิตร ยาชาแบบครีมใช้เป็นกรัม ส่วนของที่ใช้ทั้งชิ้นในครั้งเดียวอย่างเข็มหรือชุดผ้าปิด ให้คงหน่วยเป็นชิ้นไปเลย ไม่ต้องแปลงให้ยุ่งขึ้น
ขั้นที่สองคือบันทึกตัวคูณของแต่ละรายการไว้ที่เดียว คือหนึ่งบรรจุภัณฑ์เท่ากับกี่หน่วยนับ ตัวเลขนี้อ่านได้จากฉลากและเอกสารกำกับที่มาพร้อมของ ซึ่งเป็นเอกสารชุดเดียวกับที่ควรตรวจตอนรับของเข้า เราไล่ไว้ใน การตรวจเอกสารตอนรับฟิลเลอร์และโบท็อกซ์เข้าคลินิก ข้อมูลทะเบียนของผลิตภัณฑ์แต่ละรายการตรวจได้จากฐานข้อมูลของ สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา
ตารางนี้ทำครั้งเดียวแล้วใช้ได้ยาว สิ่งที่ต้องทบทวนคือเวลาเปลี่ยนขนาดบรรจุหรือเปลี่ยนผู้ขาย เพราะตัวคูณจะเปลี่ยนตามไปด้วย ถ้าไม่แก้ตัวคูณ ยอดจะเพี้ยนทันทีตั้งแต่ล็อตแรกที่รับเข้า
ตัดตามที่ใช้จริงในแต่ละเคส
เมื่อหน่วยพร้อมแล้ว การตัดจะผูกกับเคสได้ตรงๆ แพทย์ใช้ไปเท่าไรก็บันทึกเท่านั้น ไม่ปัดขึ้นให้เต็มขวดและไม่ปัดลงให้กลมๆ ตัวเลขที่บันทึกควรมาจากคนที่เห็นของตอนนั้น คือผู้ช่วยที่เตรียมของหรือแพทย์ที่ทำหัตถการ ไม่ใช่คนที่มาสรุปย้อนหลังตอนปิดร้าน
สิ่งที่ได้กลับมามีสองอย่าง อย่างแรกคือยอดคงเหลือที่ตรงกับของในตู้ ซึ่งทำให้จุดเตือนสั่งของทำงานได้จริง เราเล่าวิธีคิดจุดเตือนไว้ใน การตั้งจุดเตือนสต็อกยาจากยอดใช้จริง และวิธีสั่งของเติมจากหน้าโปรแกรมไว้ใน สั่งเวชภัณฑ์เติมสต็อกจากหน้าโปรแกรม อย่างที่สองคือต้นทุนวัสดุต่อเคส ซึ่งเป็นตัวเลขที่ต้องใช้ตอนคิดค่าตอบแทนแพทย์แบบหักต้นทุนวัสดุก่อนแบ่ง ตามที่ไล่ไว้ใน วิธีคิดค่า DF ให้คลินิกมีกำไร แพทย์พอใจ
ของเหลือจากขวดที่เปิดแล้ว ให้มีที่อยู่ในบันทึก
ของเหลือคือส่วนที่หายไปจากบัญชีบ่อยที่สุด เพราะมันไม่ใช่ขวดเต็มและไม่ใช่ของที่ใช้หมด ทางที่ใช้ได้คือให้ขวดที่เปิดแล้วเป็นรายการหนึ่งของตัวเอง มีจำนวนคงเหลือเป็นหน่วยนับ มีวันที่เปิด และมีวันที่ต้องใช้ให้หมดตามที่เอกสารกำกับระบุ
เมื่อขวดที่เปิดแล้วมีตัวตน คนหน้างานจะเห็นว่าควรหยิบขวดไหนก่อน และคลินิกจะเห็นว่าเดือนนี้ทิ้งของไปเท่าไรจากการเปิดแล้วใช้ไม่ทัน ตัวเลขนี้บอกได้ว่าควรสั่งขนาดบรรจุเล็กลงหรือควรรวมคิวที่ใช้ของกลุ่มเดียวกันไว้ใกล้กัน การรวมคิวแบบนี้ทำได้ง่ายขึ้นถ้าคลินิกวางราคาตามช่วงเวลาไว้อยู่แล้ว ซึ่งเราเล่าไว้ใน ตั้งราคาตามช่วงเวลาคลินิก
สิ่งที่ไม่ควรทำคือตัดของเหลือออกเป็นศูนย์ทุกสิ้นเดือนเพื่อให้ยอดตรง เพราะยอดจะตรงแค่บนกระดาษ แล้วเดือนถัดไปก็กลับมาเพี้ยนเหมือนเดิม การล้างยอดแบบนั้นยังทำให้ตรวจย้อนหลังไม่ได้ว่าของหายจากการใช้ การหมดอายุ หรือการบันทึกผิด
สามตัวเลขที่ต้องกระทบยอดทุกสิ้นเดือน
เมื่อหน่วยตัดเปลี่ยนแล้ว การปิดเดือนจะมีเรื่องให้ดูสั้นลงมาก เหลือแค่สามตัวเลขที่ต้องเท่ากันเมื่อบวกลบแล้ว คือยอดรับเข้า ยอดตัดออก และของที่นับได้จริงบนชั้น ถ้าสามตัวนี้ไม่ลงตัว ส่วนต่างจะบอกได้ว่าปัญหาอยู่ที่ขั้นไหน
- รับเข้ามากกว่าที่ควร มักมาจากตัวคูณผิดตอนเปลี่ยนขนาดบรรจุ ให้เทียบใบส่งของกับตัวคูณที่บันทึกไว้
- ตัดออกน้อยกว่าของที่หายจริง มักมาจากคนบันทึกไม่ใช่คนที่ใช้ ให้ย้ายจุดบันทึกไปที่หน้างาน
- ของบนชั้นน้อยกว่ายอด ให้แยกว่าเป็นของหมดอายุที่ทิ้งไปแล้วแต่ยังไม่ตัด หรือเป็นของที่เบิกออกแล้วไม่มีเคสรองรับ
- ของบนชั้นมากกว่ายอด มักมาจากการตัดเต็มขวดตอนเปิดใช้ ซึ่งจะหายไปเองเมื่อเปลี่ยนมาตัดเป็นหน่วยย่อย
ส่วนต่างที่ยอมรับได้ควรตั้งเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดใช้ ไม่ใช่เป็นจำนวนชิ้น เพราะของที่ใช้เยอะกับของที่ใช้น้อยมีโอกาสคลาดเคลื่อนไม่เท่ากัน และเมื่อส่วนต่างเกินที่ตั้งไว้ ควรมีคนตรวจซ้ำก่อนปรับยอด ไม่ใช่ปรับให้ตรงแล้วจบ เพราะการปรับยอดโดยไม่หาเหตุจะทำให้เดือนถัดไปเจอเรื่องเดิม วิธีไล่หาความต่างแบบเป็นขั้นตอนเราเขียนไว้ใน คอร์สคลินิกคงเหลือไม่ตรง ตรวจอย่างไร ซึ่งใช้หลักเดียวกันกับของในคลัง
เริ่มจากของกลุ่มไหนก่อน
ไม่ต้องเปลี่ยนทั้งคลังในรอบเดียว เพราะงานแปลงหน่วยใช้เวลาต่อรายการ และประโยชน์ไม่เท่ากันทุกรายการ วิธีจัดลำดับที่ตรงที่สุดคือดูสองเรื่องคู่กัน คือราคาต่อหน่วยสูงแค่ไหน และถ้าของขาดแล้วต้องเลื่อนนัดหรือไม่
กลุ่มแรกมักมีไม่เกินห้าถึงสิบรายการในคลินิกทั่วไป ซึ่งทำเสร็จได้ในสัปดาห์เดียว และเป็นกลุ่มที่เห็นผลชัดที่สุดเพราะเป็นของที่แพงและขาดไม่ได้ เมื่อกลุ่มนี้แม่นแล้วจึงขยายต่อ วิธีคิดแบบนี้คล้ายกับการเตรียมข้อมูลก่อนย้ายโปรแกรม ที่ต้องเรียงว่าอะไรต้องตรงก่อน ซึ่งเราไล่ไว้ใน ย้ายโปรแกรมคลินิก ต้องตรวจอะไรบ้าง
สองสถานการณ์ที่คลินิกเจอบ่อย
กรณีแรก คลินิกที่ตัดเป็นขวด เจอว่ายอดคงเหลือบนหน้าจอมากกว่าของจริงเสมอ เพราะขวดที่เปิดแล้วยังถูกนับเป็นขวดเต็ม พอเปลี่ยนมาตัดเป็นยูนิตและให้ขวดที่เปิดแล้วเป็นรายการของตัวเอง ส่วนต่างระหว่างหน้าจอกับของในตู้ก็หายไป โดยไม่ต้องเพิ่มรอบนับสต็อก
กรณีที่สอง คลินิกที่คิดต้นทุนวัสดุต่อเคสด้วยราคาขวดหารจำนวนเคสเฉลี่ย เจอว่าหัตถการที่ใช้ของมากดูเหมือนกำไรดีกว่าความจริง พอตัดตามที่ใช้จริงต่อเคส ลำดับความคุ้มของแต่ละหัตถการก็เปลี่ยน และการตั้งราคารอบถัดไปก็มีตัวเลขรองรับ
สองกรณีนี้แก้ด้วยหลักเดียวกัน คือหน่วยที่บันทึกต้องเป็นหน่วยที่ใช้ และของที่ยังไม่ใช้หมดต้องยังอยู่ในบัญชี ส่วนเรื่องเอกสารและภาษีที่เกี่ยวกับต้นทุนวัสดุ ให้ดูคู่กับ การวางแผนภาษีคลินิกความงาม เพราะต้นทุนที่บันทึกไม่ครบจะกระทบตัวเลขที่ยื่นด้วย
เช็กลิสต์ที่เริ่มทำได้สัปดาห์นี้
- เลือกของที่ราคาต่อหน่วยสูงและขาดแล้วต้องเลื่อนนัด มาห้ารายการแรก ไม่ต้องทำทั้งคลัง
- เขียนตัวคูณของแต่ละรายการ คือหนึ่งบรรจุภัณฑ์เท่ากับกี่ยูนิตหรือกี่ซีซี อ่านจากฉลากและเอกสารกำกับ
- เปลี่ยนหน่วยตัดของห้ารายการนั้นให้เป็นหน่วยเดียวกับที่ใช้หน้างาน
- เปิดรายการสำหรับขวดที่เปิดแล้ว พร้อมวันที่เปิดและจำนวนคงเหลือ
- กำหนดว่าใครบันทึกจำนวนที่ใช้ และบันทึกตอนไหน ให้เป็นตอนทำเสร็จ ไม่ใช่ตอนปิดร้าน
- ตั้งส่วนต่างที่ยอมรับได้เป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดใช้ และกำหนดว่าใครตรวจซ้ำเมื่อเกิน
- สิ้นเดือนกระทบสามตัวเลข คือยอดรับเข้า ยอดตัดออก และของที่นับได้จริง แล้วหาเหตุของส่วนต่างก่อนปรับยอด
เจ็ดข้อนี้ทำกับห้ารายการแรกก็เห็นผลแล้ว เพราะของราคาสูงคือกลุ่มที่ส่วนต่างเล็กน้อยกลายเป็นเงินก้อนใหญ่ เมื่อกลุ่มนี้แม่นแล้วจึงขยายไปรายการอื่นตามลำดับในตารางด้านบน สิ่งที่นำไปใช้ได้ทันทีคือเอาเช็กลิสต์นี้ไปคุยกับผู้ช่วยที่ดูแลคลังในรอบประชุมถัดไป แล้วเลือกรายการแรกร่วมกัน
อยากให้ยอดยาในหน้าจอตรงกับของในตู้
Dr.Ease ตัดยาและเวชภัณฑ์เป็นหน่วยที่คลินิกใช้จริง เก็บของเหลือในขวดที่เปิดแล้วไว้เป็นรายการของตัวเอง และผูกต้นทุนวัสดุกับเคสที่ทำ ติดต่อทีมงานเพื่อดูว่าเหมาะกับคลินิกคุณไหม
